„Der viele Papierkram nach der Gewebeentnahme gehört der Vergangenheit an“

Annet Varkevisserarbeitet seit 2021 bei WUON und erzählt stolz von Delta, der neuen Anwendung, mit der der Prozess der Gewebeentnahme digitalisiert wurde.

Wouter Flemmingist Projektleiter bei der NTS und war an der Anbindung an die NTS-Systeme beteiligt.

Papierbasierter Prozess

Annet: Als ich 2021 bei WUON anfing, traf ich vor allem auf einen papierbasierten Prozess. Der Auftrag der NTS kam zwar schon per E-Mail herein. Das war es aber auch schon, hier endete die Automatisierung.

Bei jedem Eingriff müssen mehrere Formulare ausgefüllt werden. Bei einem großen Eingriff bedeutet das vielleicht 18-mal das Ausfüllen von Spendernummer und Geburtsdatum. Das ist intensiv, denn das Team arbeitet unter schwierigen Bedingungen. Man muss sich vorstellen, dass sie in einem Krankenhausleichenhaus stehen, oft abends oder nachts.

Den Überblick behalten an einem Spitzentag

„Bei WUON arbeiten fast 100 Explantationsmitarbeiter in verschiedenen Teams. Das ist notwendig, denn eine Gewebespende lässt sich nicht im Voraus planen. Tage mit 14 Spendern im ganzen Land sind keine Ausnahme. Dann sind mehrere Teams gleichzeitig unterwegs, die sich ständig auf dem Laufenden halten. Gerade an solchen Spitzentagen ist es mit einem papierbasierten Prozess schwierig, den Überblick zu behalten.“

Auf dem Weg zu vernetzten digitalen Systemen

„Glücklicherweise war dieser Bedarf an Übersicht und Digitalisierung auch bei WUON insgesamt vorhanden. 2022 machten wir die ersten konkreten Schritte zur Automatisierung des Prozesses. Wir fanden einen Partner für die Entwicklung einer neuen Weblösung namens Delta. Auch die NTS haben wir in unsere Pläne einbezogen. Letztendlich sind wir am 4. April 2024 mit Delta live gegangen.“

Auswirkungen auf die gesamte Kette

„Dieser Automatisierungsschub hat erhebliche Auswirkungen auf die gesamte Kette. Es ist wichtig, dass wir Daten liefern, die vollständig und zuverlässig sind. Bei einer Spendermeldung liefert die NTS Stammdaten. Überall dort im Prozess, wo diese Daten benötigt werden, werden sie jetzt automatisch ausgefüllt. Ein großer Vorteil für die Kette ist zudem die Echtzeit-Verfügbarkeit der Entnahmedaten. Die Gewebebanken erhalten über Delta frühzeitig Informationen über das Gewebe, das sie erhalten werden, und können sich darauf einstellen. Auch die NTS kann Informationen viel früher mit einem anmeldenden Arzt teilen.“

Wouter sieht den Mehrwert ebenfalls und ergänzt: „Die Unterstützung durch eine Anwendung ist erst dann optimal, wenn sie in der gesamten Prozesskette einen Mehrwert bietet. In diesem Fall sorgt eine direkte Anbindung dafür, dass es keine fehleranfälligen Übergabemomente mehr gibt. Unsere Entnahmeaufträge führen direkt zum Start eines Auftrags in Delta. Und alle Explantationsdaten gelangen nahezu direkt zur Verarbeitung in unser System Vita.“

Mehr Arbeitsfreude

Annet: „Und ganz wichtig: Die Arbeitsfreude des Entnahmeteams nimmt enorm zu. Früher konnte es vorkommen, dass ein Team Gewebe in Groningen entnahm, danach für eine weitere Entnahme nach Assen weiterfuhr und auf dem Heimweg noch einen dritten Spender in Apeldoorn hatte. Nach einem solchen langen Tag mussten sie im Büro alle Papiere für den Transport zu den Gewebebanken fertigstellen und alles digital eingeben.“

„Das ist jetzt nicht mehr nötig, bei der Rückkehr ist bereits alles eingegeben. Sogar die Schauzeichnungen. Der Gesamtüberblick, den Delta bietet, gibt den Teams Ruhe. Außerdem ist Delta so aufgebaut, dass die Teams durch Prozessschritte geleitet werden. Alles in allem wichtige Aspekte, um die Arbeit der Teams optimal zu unterstützen.“

Schöne Nebeneffekte

„Auf dem Papier gibt es einen klaren Rahmen für ein solches Projekt, aber in der Praxis stößt man häufig auf Grauzonen. Wir haben zum Beispiel gesehen, dass bei den Ablehnungsgründen für Gewebe vieles unter der Kategorie ‚Sonstiges‘ registriert wurde.“

„Nach der Analyse haben wir einige häufiger vorkommende verfahrensbedingte Ablehnungsgründe hinzugefügt. Und wir haben zum Beispiel ‚Wetterbedingungen‘ ergänzt. Daran denkt man vielleicht nicht sofort, aber bei den Überschwemmungen in Limburg im Jahr 2021 konnte die Gewebeentnahme in dieser Region nicht überall stattfinden. Durch die Aufnahme spezifischerer Ablehnungsgründe erhält man einen besseren Überblick und kann möglicherweise auch bei der Annahme etwas tun. Das sind also schöne Nebeneffekte. So arbeiten wir gemeinsam an besseren und zuverlässigeren Analysen.“

Gute Zusammenarbeit ist entscheidend

Annet: „Ich bin froh darüber, wie es jetzt gelaufen ist und wie es immer noch läuft. Die Verknüpfung der Daten realisieren wir gemeinsam mit der NTS. Wenn dies abgeschlossen ist, erhalten wir die Daten 1 zu 1 aus Vita eingespielt. Das ist natürlich fantastisch. Gerade durch ein solches Projekt lernt man Kollegen einer anderen Stiftung gut kennen. Nicht alle Fristen wurden eingehalten, aber wir sehen alle die Dringlichkeit und möchten lieber heute als morgen live gehen. Wir wissen jetzt, wie wir uns gegenseitig finden, auch bei anderen Projekten in der Gewebekette. Das ist wirklich wertvoll.“

Wouter: „WUON hat sich zu Beginn ihres Digitalisierungsprozesses direkt mit der NTS abgestimmt. Die Herausforderung einer solchen Verknüpfung besteht darin, dass man sehr genau vereinbaren muss, welche Sprache man miteinander spricht, und man muss auch alle möglichen Ausnahmen gut verstehen.“

Zukunftswünsche

Annet: „Die Idee für die Zukunft ist, diesen Prozess für Externe transparenter zu machen. Ein schönes Beispiel ist die sogenannte Estimated Time of Arrival (ETA) eines Spendergewebes in der Gewebebank. Ein Einblick hierin wäre für die Banken sehr wertvoll.“

Wouter: „Die Implementierung von Delta und der Datenaustausch bieten den Raum, immer mehr Daten zuverlässig und benutzerfreundlich zu erfassen. Das gibt in Zukunft die Möglichkeit, Prozessanalysen zu noch mehr Aspekten durchzuführen und sich kontinuierlich zu verbessern.“