„Der große Papierkram nach der Gewebeentnahme gehört der Vergangenheit an“

Annet Varkevisser arbeitet seit 2021 bei WUON und erzählt stolz von Delta, der neuen Anwendung, mit der der Prozess der Gewebeentnahme digitalisiert wurde.

Wouter Flemming ist Projektmanager bei der NTS und war an der Anbindung an die NTS-Systeme beteiligt.

Papierprozess

Annet: Als ich 2021 bei WUON anfing, traf ich vor allem einen papierbasierten Prozess an. Der Auftrag der NTS kam damals zwar schon per E-Mail herein. Das war es aber auch, hier endete die Automatisierung.

Bei jedem Verfahren müssen mehrere Formulare ausgefüllt werden. Bei einem großen Eingriff bedeutet das vielleicht, dass eine Spernummer und ein Geburtsdatum 18 Mal eingetragen werden müssen. Das ist intensiv, denn das Team arbeitet unter schwierigen Bedingungen. Man muss sich vorstellen, dass sie in der Leichenhalle eines Krankenhauses stehen, oft abends oder nachts.“

Den Überblick behalten an einem Spitzentag

„Bei WUON arbeiten fast 100 Explantationsteammitglieder in verschiedenen Teams. Das ist notwendig, denn eine Gewebespende lässt sich nicht im Voraus planen. Tage mit 14 Spendern im ganzen Land verteilt sind keine Seltenheit. Dann sind mehrere Teams gleichzeitig unterwegs und halten sich gegenseitig ständig auf dem Laufenden. Gerade an solchen Spitzentagen ist es mit einem Papierprozess schwierig, den Überblick zu behalten.“

Auf dem Weg zu verknüpften digitalen Systemen

„Zum Glück gab es diesen Bedarf an Übersicht und Digitalisierung auch bei ganz WUON. Im Jahr 2022 machten wir die ersten konkreten Schritte zur Automatisierung des Prozesses. Wir fanden einen Partner, der eine neue Web-Lösung namens Delta entwickeln konnte. Wir haben auch die NTS in unsere Pläne einbezogen. Schließlich sind wir am 4. April 2024 mit Delta live gegangen.“

Auswirkung auf die gesamte Kette

„Dieser Automatisierungsschritt hat erhebliche Auswirkungen auf die gesamte Kette. Es ist wichtig, dass wir vollständige und zuverlässige Daten liefern. Bei einer Spendenmeldung liefert die NTS Stammdaten. Überall im Verfahren, wo diese Daten benötigt werden, werden sie nun automatisch ausgefüllt. Ein großer Vorteil für die Kette ist zudem die Echtzeit-Verfügbarkeit der Entnahmedaten. Die Gewebebanken erhalten über Delta schon frühzeitig Informationen über das Gewebe, das sie erhalten werden, und können sich darauf einstellen. Auch die NTS kann viel früher Informationen mit einem anmeldenden Arzt teilen.“

Wouter sieht den Mehrwert ebenfalls und ergänzt: „Die Unterstützung durch eine Anwendung ist erst dann optimal, wenn sie in der gesamten Prozesskette einen Mehrwert bietet. In diesem Fall sorgt eine direkte Verknüpfung dafür, dass es keine fehleranfälligen Übergabepunkte mehr gibt. Unsere Entnahmeaufträge führen direkt zum Start eines Auftrags in Delta. Und alle Explantationsdaten landen fast unmittelbar zur Verarbeitung in unserem System Vita.“

Mehr Arbeitsfreude

Annet: „Und ganz wichtig: Die Arbeitsfreude des Entnahmeteams steigt enorm. Zuvor konnte es vorkommen, dass ein Team in Groningen Gewebe entnahm, danach für eine Entnahme nach Assen weiterfuhr und auf dem Heimweg noch einen dritten Donator in Apeldoorn hatte. Nach einem so langen Tag mussten sie im Büro alle Papiere für den Transport zu den Gewebebanken in Ordnung bringen und alles digital eingeben.“

„Das ist jetzt nicht mehr nötig, bei der Rückkehr ist bereits alles eingegeben. Sogar die Bestandspläne. Die Gesamtübersicht, die Delta bietet, gibt den Teams Ruhe. Außerdem ist Delta so aufgebaut, dass die Teams durch die Prozessschritte geleitet werden. Alles in allem wichtige Aspekte, um die Arbeit der Teams optimal zu unterstützen.“

Schöne Nebeneffekte

„Auf dem Papier gibt es eine klare Scope für ein solches Projekt, aber in der Praxis stößt man recht häufig auf Grauzonen. Wir haben zum Beispiel gesehen, dass bei den Ablehnungsgründen von Geweben viel unter der Kategorie ‚andere‘ registriert wurde.“

Nach der Analyse haben wir einige häufiger vorkommende prozedurale Ablehnungsgründe hinzugefügt. Und wir haben zum Beispiel „Witterungsbedingungen“ hinzugefügt. Daran denkt man vielleicht nicht sofort, aber bei den Überschwemmungen in Limburg im Jahr 2021 konnte die Gewebeentnahme in dieser Region vielcherorts nicht stattfinden. Indem man spezifischere Ablehnungsgründe aufnimmt, erhält man einen besseren Überblick darüber und kann möglicherweise auch bei der Annahme etwas dagegen tun. Das sind also schöne Nebeneffekte. Auf diese Weise arbeiten wir gemeinsam an besseren und zuverlässigeren Analysen.

Gute Zusammenarbeit ist entscheidend

Annet: „Ich bin froh, wie es bisher gelaufen ist und wie es immer noch läuft. Die Datenverknüpfung realisieren wir gemeinsam mit der NTS. Wenn das fertig ist, werden die Daten eins zu eins von Vita eingespeist. Das ist natürlich fantastisch. Gerade durch so ein Projekt lernt man Kolleginnen und Kollegen einer anderen Stiftung gut kennen. Nicht alle Fristen wurden eingehalten, aber wir sehen alle die Dringlichkeit und wollen es am liebsten noch heute statt morgen live schalten. Wir wissen uns jetzt zu finden, auch bei anderen Projekten in der Gewebekette. Das ist wirklich wertvoll.“

Wouter: „WUON hat zu Beginn ihres Digitalisierungsprojekts direkt mit der NTS geschaltet. Die Herausforderung bei einer solchen Schnittstelle ist, dass man sehr genau vereinbaren muss, welche Sprache man miteinander spricht, und dass man auch alle möglichen Ausnahmen gut verstehen muss.“

Zukunftswünsche

Annet: „Die Idee für die Zukunft ist, dass wir diesen Prozess für Außenstehende transparenter machen. Ein gutes Beispiel ist die sogenannte Estimated Time of Arrival (ETA) eines Donorgewebes in der Gewebebank. Ein Einblick darin wäre für die Banken sehr wertvoll.“

Wouter: „Die Implementierung von Delta und der Datenaustausch bieten den Raum, immer mehr Daten zuverlässig und benutzerfreundlich zu erfassen. Das eröffnet in Zukunft die Möglichkeit, Prozessanalysen zu noch mehr Aspekten durchzuführen und sich kontinuierlich zu verbessern.“